Profil działalności

Archiwum Szpitala Uniwersyteckiego Szpitala Dziecięcego w Krakowie to kluczowa jednostka organizacyjna, która czuwa nad bezpiecznym, zgodnym z przepisami prawa i uporządkowanym obiegiem dokumentacji medycznej oraz administracyjnej w naszym Szpitalu.

Główne zadania Archiwum Szpitala:

🔹 Odbiór i ewidencja dokumentacji
Przyjmujemy dokumentację spraw zakończonych z oddziałów, poradni i innych komórek Szpitala, a następnie zabezpieczamy ją i prowadzimy dokładną ewidencję.

🔹 Przechowywanie i ochrona danych
Zabezpieczamy materiały zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dbając o ich integralność, dostępność i bezpieczeństwo przez wymagany okres przechowywania.

🔹 Udostępnianie dokumentacji uprawnionym osobom i instytucjom
Przygotowujemy i udostępniamy dokumentację medyczną indywidualną i zbiorczą zgodnie z obowiązującymi procedurami prawnymi i zasadami ochrony danych osobowych.

🔹 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Zgodnie z procedurami oraz we współpracy z Archiwum Państwowym w Krakowie, prowadzimy brakowanie dokumentów niearchiwalnych kategorii „B” i przygotowujemy stosowną dokumentację formalną.

🔹 Współpraca z Archiwum Państwowym w Krakowie
Utrzymujemy bieżący kontakt i koordynujemy przekazywanie dokumentacji archiwalnej zgodnie z ustawowymi wymaganiami.

🔹 Depozyt badań klinicznych
Na podstawie umów, przechowujemy dokumentację związaną z badaniami klinicznymi prowadzonymi w Szpitalu.

🔹 Zarządzanie drukami medycznymi i administracyjnymi
Zapewniamy ciągłość i dostępność druków dokumentacji medycznej, dbając o odpowiedni zapas i dystrybucję do odpowiednich jednostek.

🔹 Prowadzenie ewidencji pieczęci służbowych
Zarządzamy i dokumentujemy pieczęcie wykorzystywane w Szpitalu, dbając o ich właściwe zabezpieczenie.

🔹 Wsparcie w razie wznowienia spraw
W przypadku wznowienia sprawy, odpowiednia dokumentacja może zostać wycofana z archiwum i przekazana do jednostki organizacyjnej.

🔹 Sprawozdawczość
Sporządzamy coroczne sprawozdania z działalności Archiwum, stanowiące podstawę do analizy efektywności oraz planowania dalszego rozwoju.

Dlaczego to ważne?

Prawidłowe funkcjonowanie Archiwum ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości leczenia pacjentów, bezpieczeństwa danych, sprawnego funkcjonowania Szpitala oraz zgodności z przepisami prawa. Dzięki pracy zespołu Archiwum, każda informacja – niezależnie czy dotyczy dokumentacji medycznej, badań klinicznych czy administracyjnych akt – jest bezpieczna, uporządkowana i dostępna wtedy, gdy jest potrzebna.